Comment réaliser un inventaire biomédical fiable ?

ÉTAPE 01

Définir ce que l’on va vérifier.

Avant de visiter les services, formalisez le périmètre avec le responsable du parc et les équipes concernées. L’OMS recommande de préciser les équipements à intégrer et les informations à collecter avant le relevé. [1]

• Où ? Sites, bâtiments, services, réserves, atelier et zones de stockage.
• Quels équipements ? Familles retenues, matériels mobiles, équipements en prêt, location, démonstration ou mise à disposition.
• Qui ? Une personne pilote, des référents dans les services et un responsable de validation des corrections.
• Avec quels accès ? Des créneaux compatibles avec l’activité et les règles d’hygiène de l’établissement.

Incluez dans le périmètre convenu les équipements stockés ou hors service, pas seulement ceux utilisés au moment du passage. Humatem souligne l’intérêt de recenser aussi le matériel non fonctionnel. [4] Les consommables, pièces détachées et dispositifs soumis à une traçabilité particulière nécessitent des règles de gestion adaptées.

ÉTAPE 02

Construire une fiche que chacun comprend.

Voici une trame de travail proposée par Sankomed. Définissez les champs attendus avant la collecte ; prévoyez « inconnu », « illisible » ou « à confirmer » lorsqu’une information manque.

Utilisez les mêmes libellés de services et de familles d’équipements partout. L’OMS distingue la nomenclature, qui classe les types de dispositifs, de l’UDI, qui sert à leur identification. [1] Un code de famille ne suffit donc pas à distinguer deux appareils identiques.

ÉTAPE 03

Confronter la fiche à l’équipement réel.

Conservez d’abord une copie datée de la base de départ. Pendant la visite, travaillez sur un relevé qui permettra de justifier les changements proposés.

1. Repérez l’appareil. Vérifiez sa désignation, son identifiant interne et sa plaque signalétique. Recherchez une fiche existante avant d’en créer une autre.
2. Confirmez l’emplacement. Notez où il se trouve réellement et échangez avec le référent du service si cela diffère de la base.
3. Documentez les limites du passage. Appareil utilisé, local inaccessible, équipement chez un prestataire : prévoyez une vérification complémentaire.
4. Relevez les anomalies. Étiquette absente, série illisible, matériel incomplet ou différence avec la fiche : consignez le problème et l’action attendue.

Si une nouvelle étiquette interne est nécessaire, utilisez un identifiant stable et une pose compatible avec le nettoyage et les consignes du fabricant. Ne masquez ni la plaque signalétique ni les informations de sécurité. Les photographies éventuelles doivent rester centrées sur le matériel, sans patient ni donnée de santé.

L’écran illustre le regroupement des informations. Les dates et fréquences affichées sont des données de démonstration, pas des consignes de maintenance.

ÉTAPE 04

Rapprocher, puis corriger avec une trace.

Pour retrouver une correspondance, croisez les identifiants disponibles avec le fabricant et le modèle. Une désignation semblable, à elle seule, ne justifie pas la fusion de deux fiches.

Un échange standard mérite une attention particulière : le dispositif retourné peut avoir une autre identité. L’Afssaps recommandait déjà de vérifier les identifiants après maintenance et de conserver la traçabilité de ces échanges. [5]

Dans votre journal de correction : identifiant concerné, écart, preuve, décision, personne responsable et date. « Non retrouvé » ne doit pas devenir automatiquement « réformé ».

ÉTAPE 05

Livrer une base et les points restant à résoudre.

Avant d’intégrer les corrections, faites relire les écarts avec les services concernés. Si un import dans la GMAO est prévu, testez d’abord un lot limité : correspondance des champs, caractères, dates, identifiants et conservation des historiques.

Pour suivre le travail, choisissez quelques indicateurs dont le calcul est explicite. Voici des exemples proposés pour une campagne :

• Couverture des zones : zones effectivement visitées ÷ zones prévues, sur un périmètre défini.
• Complétude : fiches satisfaisant tous les champs retenus ÷ fiches examinées ; une valeur « inconnue » reste à compléter.
• Localisation confirmée : équipements observés avec un emplacement documenté ÷ équipements observés.
• Écarts ouverts : nombre de dossiers non résolus, ventilé par type et responsable.

Précisez toujours la date et le dénominateur. Aucun de ces indicateurs ne prouve, à lui seul, la conformité ou la sécurité technique du parc.

ÉTAPE 06

Faire de la mise à jour un geste courant.

La MHRA recommande une organisation claire des responsabilités, des dossiers accessibles et la préservation des informations antérieures lors des modifications. [3] À partir de ces principes, définissez qui signale un événement et qui valide la modification dans votre établissement.

• À l’arrivée : créer ou vérifier la fiche et rattacher les informations de réception et de mise en service.
• Lors d’un mouvement ou d’un prêt : actualiser l’emplacement et préciser si l’affectation change.
• Après une intervention : rattacher le compte rendu et vérifier l’identité de l’appareil retourné.
• À la sortie : documenter la décision et le statut final, en conservant l’historique nécessaire.

Humatem recommande des mises à jour à l’arrivée des équipements et des revues périodiques. [4] Définissez votre cadence selon les mouvements, les risques et les moyens disponibles ; un équipement mobile ou souvent prêté peut demander un suivi plus rapproché.

Tableur ou GMAO, l’outil doit permettre de retrouver une information fiable. Une GMAO facilite le rapprochement entre le parc et son suivi technique, mais elle ne corrige pas une donnée erronée à votre place. Voir les écrans de Sankomed-GMAO →